材料费是指在科研项目研究开发过程中消耗的各种原材料、辅助材料等低值易耗品的采购、装卸、整理等费用，是科研经费的重要组成部分。在近些年的科研经费审计中发现，除研究类课题和部分技术类课题外，材料费所占比重非常大。因此，材料费在科研经费中至关重要，对项目单位而言，应当重视对材料费的管理和监督工作，对科研经费审计部门而言，材料费的审计结果影响到对整个项目审计评价的客观性和准确性，必须重视材料费的审计工作。
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一、科研经费中材料费的特点和审查难点
科研项目研究过程中发生的材料费和产品生产过程中发生的材料费有很大不同，具体说来，有以下几个方面：
（一）消耗性较强
为完成科研项目研究，需要经过试制、测试、试验等环节，会消耗大量的原材料和辅助材料，而这些材料最终并不会体现在科研成果中，如何判断这些“消耗材料”的真实性和合理性，是材料费审计的难点。
（二）不确定性较强
科研项目的研究具有不确定性，在项目研究过程中，常常会发现之前论证时提出的技术路线无法实现，需要变更技术路线，或者之前提出的方案无法满足研究需要，需要增加部分材料费等，这时就无法单纯依靠项目任务书中明确的材料费范围进行审计，这是材料费审计的重点。
（三）在一定范围内具备通用性
承担科研项目的项目单位大多为科研事业单位和高校，这些单位本身也有其他的横向课题或者经营业务，而原材料具备一定的通用性，在很多课题和产品中都会用到。
（四）量少类杂，且多按项目管理
科研项目研究不同于产品生产，其需要的种类多，数量少，且随着研究工作的需要随时采购随时使用，计划性较弱。同时，科研项目大多采用项目负责人制，材料的采购和使用由项目组成员负责，往往不通过项目单位的出入库管理或者出入库管理流于形式，因此给审计中材料费真实性的确认带来了挑战。
（五）会计核算方法多样
承担科研项目的项目单位有高等院校、科研事业单位、事业单位、企业等不同类型，其对材料费的核算方法不尽相同，有的采用个别计价法，有的采用预算成本法，有的采用分摊方式计入，在审计过程中需要了解项目单位的核算方法，并评估该方法是否能够合理反映项目成本。
（六）存在故意虚报的可能性
在课题申报时，材料费作为一个“实费用”，因技术路线不确定，不容易被专家核减，特别是 12 号文出台以后，事务费、管理费、人工费等费用的计列要以材料费、外协费等费用为基数，而外协费比例过高会引起较大关注，因此为支撑项目经费总规模，材料费很可能会被有些单位故意虚报。
二、科研经费审计中材料费的常见问题
由于科研经费中材料费的上述特点，同时结合近年的审计工作，材料费方面常见的问题主要有以下几点：
（一）列支无预算或超预算等不合理支出
科研项目中普遍存在材料无预算或超预算开支的现象，例如：列支通用办公用品、电脑、硬盘等的购置支出，或列支概算外不合理的材料购置支出。
（二）会计核算不准确
科研项目中某些材料费（如燃料动力费）采用分摊方式计入，但其分摊方式不准确，导致多计入项目成本。例如：某中科院单位燃料动力费未在项目组所有项目间进行分摊，导致 300 万元左右的项目计入了100 万元左右的燃料动力费；又如：某高校燃料动力费采用计提方式计入，无法提供分摊方法进行支撑。
（三）预算编制不严谨
有的科研项目材料费预算较高，实际发生较少，或材料费预算较低，但实际超支较多，都存在预算编制不严谨的问题。例如：某涂料项目总经费 2000 余万元，材料费预算 400 余万元，但实际项目单位并未购置材料费，而所需的材料费全部委托外协单位购置，这并非科研过程中由于研究需要发生的变更，而是项目单位在编制任务书时论证不充分。在实际执行时，由于材料费不由项目单位采购、管理，无法核实其发生的真实性，这反映了项目单位预算编制时不严谨的问题。
（四）内部控制制度不健全或执行不到位
在审计过程中，发现项目单位没有建立严格的内部控制制度，有的虽然有严格的内部控制制度，但是制度没有严格执行，流于形式，致使材料费采购监督不到位。例如：有的项目单位没有出入库制度，有的虽有出入库审批手续，但实际上并未真正建立材料库，入库手续则是见发票就填写虚假入库单，内控制度形同虚设。
（五）超量购置材料费，试图挤占项目成本
审计发现，部分项目列支超量材料费，而实际科研项目仅使用了其中的一部分，超出的部分未按照变价收入进行相应冲减，项目组试图后续将其用于其它横向课题，从而达到挤占项目成本的目的。
三、科研经费审计中材料费出现问题的主要原因
科研经费中材料费发现的问题，有的是无意触犯，有的是有意为之，有的是项目单位整体问题，有的是个别项目组的管理问题，具体说来，主要有下面几个方面：
（一）项目单位不了解政策，无意挤占项目成本
项目单位不熟悉科研经费管理的政策法规，无法准确区分管理费和材料费的列支内容，或不了解分摊方式等，导致无意间挤占了项目成本。例如：某些高校的项目组，有的可能全部是科研人员，有的可能虽然聘请了财务助理，但是由于其专业性不强，导致列支不合理支出、会计核算不准确等问题。
（二）项目单位内控制度不完善，发生管理漏洞
项目单位管理水平有限，内控制度不健全或者执行不到位，导致管理上的失误。例如：材料费出入库管理流于形式，或未严格把关材料费的入账等。
（三）个别项目单位存在侥幸心理，试图挤占项目成本
个别项目单位试图用与项目无关的其他材料费支出挤占项目成本。例如：在编制预算时不严谨，超量编制材料费预算，或在项目执行过程中超量采购材料费，以及列支无预算或超预算等不合理支出等。
四、加强科研项目材料费管理水平的对策建议
（一）重视项目预算编制，加强科学性和合理性
严格把关项目单位的预算编制，要求项目单位根据科研工作的需要，在预算说明书中科学合理列支所需材料的种类、数量，并指出各种材料与项目研究的关系和必要性，以及测算依据。
（二）加强对项目单位的培训，提升科研项目管理水平
一是有针对性的定期组织政策文件的培训，鼓励有能力的项目组聘请专业的财务助理，提升项目单位会计核算水平；二是在审计工作中“以审代培”，针对发现的问题同项目单位进行深入的沟通，剖析发生的原因和解决措施，在审计过程中渗透专项培训，力争做到发现一个问题，解决一个问题。
（三）重视内控制度和专家咨询，完善材料费审计工作
随着 12 号文的出台和国家“放、管、服”政策的要求，除事务费外其他项目经费之间可以进行调剂，项目单位调剂经费程序的合理性和调剂后费用支出的合理性成为了关注重点，而项目单位内控制度的健全性和执行情况直接关系着审计项目经理对上述两项合理性的判断，必须加强对项目单位内控制度的审查。
（四）理清问题责任，加大处罚力度
在审计过程中，针对材料费发现的问题，要剖析问题发生的原因和责任部门，并区分情况分别对待：对于项目单位政策掌握不到位的，加强对相关人员的培训工作；对于内控制度不完善的，督促项目单位尽快整改，并建立内控整改清单，后续项目审计中重点关注；对于违规套取项目经费的，视情节恶劣程度采取追回相关经费、通报批评、停止拨款、取消一定年限申报课题资格和移交司法部门等处罚措施，加大处罚力度。
通过提高管理的科学化、规范化和精细化管理水平，营造以人为本、公平竞争、充分激发科研人员创新热情的良好环境，同时进一步提高国家科研经费使用的效率和效果。
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